Viel KI, wenig Ergebnis?

Die Lizenzen sind gekauft, alle Mitarbeitenden haben einen KI-Assistenten. Im Chatfenster lassen sie E-Mails zusammenfassen, Angebotstexte formulieren, Protokolle schreiben und Anfragen übersetzen. Die meisten sind zufrieden, viele sagen, sie sparen jeden Tag Zeit.

Und trotzdem ist in den Monatszahlen nichts davon zu sehen. Die Zeitersparnis ist gefühlt da, im Ergebnis nicht.

Damit sind Sie nicht allein. Die aktuelle Befragung „The state of AI“ der Unternehmensberatung McKinsey mit gut 1.700 Teilnehmenden aus 97 Ländern zeigt: Fast neun von zehn Unternehmen nutzen Künstliche Intelligenz regelmäßig. Nur 37 von 100 sehen überhaupt eine Wirkung im Ergebnis. Und nur 6 von 100 erzielen mit KI mindestens 5 Prozent ihres Betriebsergebnisses. Dieser Anteil ist seit dem Vorjahr nicht gewachsen.

Fast 9 von 10nutzen KI regelmäßig

37 von 100sehen eine Wirkung im Ergebnis

6 von 100erzielen mit KI mindestens 5 % ihres Betriebsergebnisses

An der Technik liegt es nicht, die Werkzeuge stehen allen offen. Der Unterschied liegt im Vorgehen. Und dieses Vorgehen passt besser zum Mittelstand, als viele denken.

Fünf Dinge, die Vorreiter anders machen

Was diese Unternehmen unterscheidet, ist kein Geheimwissen. Es sind fünf Gewohnheiten. Sie garantieren keinen Erfolg, aber Vorreiter pflegen sie deutlich häufiger als alle anderen.

01Sie bauen Abläufe um, statt nur Software einzuführen

Wer eine ERP-Einführung erlebt hat, kennt das Muster: neue Software, alte Abläufe, wenig Wirkung. Mit KI wiederholt es sich. Ein Angebot wandert weiter vom Vertrieb in die Technik und in die Kalkulation, mit Excel-Listen, Rückfragen und Wartezeit an jeder Station. Die KI schreibt die E-Mails schneller. Das spart Minuten, aber keine Tage.

Vorreiter fragen anders: Wie würden wir diesen Ablauf aufsetzen, wenn wir heute neu anfingen? Fast drei Viertel von ihnen haben Abläufe auf diese Weise grundlegend umgebaut, bei den übrigen nur jedes vierte Unternehmen. Im Mittelstand ist das oft leichter als im Konzern. Ein Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung lässt sich hier noch ganz überblicken.

02Sie wissen vorher, wofür die gewonnene Zeit da ist

Effizienz wollen fast alle, gerade im Mittelstand. Die meisten Vorreiter wollen mit KI aber zusätzlich wachsen oder Neues entwickeln. Das macht den Unterschied, denn gesparte Zeit landet nicht von allein im Ergebnis. Dauert eine Aufgabe statt einer Stunde nur noch zehn Minuten, sind die übrigen 50 Minuten nicht automatisch Gewinn. Sie verteilen sich im Tagesgeschäft.

Wirkung entsteht erst, wenn vorher feststeht, wofür die Zeit da ist: mehr Aufträge mit demselben Team, schnellere Angebote, Entlastung für alle, die seit Monaten Mehrarbeit leisten. Wo Fachkräfte fehlen, ist das die naheliegende Antwort. Sie nimmt den Mitarbeitenden auch die Sorge, sich selbst wegzuautomatisieren. Denn wer diese Sorge hat, zeigt die eigenen Zeitgewinne nicht.

03Die Geschäftsführung nimmt es selbst in die Hand

Bei Vorreitern steht die oberste Führung doppelt so häufig sichtbar hinter den KI-Vorhaben. Im Mittelstand droht etwas anderes als im Konzern: KI läuft nebenher. Einige Mitarbeitende probieren KI-Assistenten aus, der IT-Dienstleister richtet Lizenzen ein, und das Tagesgeschäft hat Vorrang. So bleibt es beim Ausprobieren.

Einen Ablauf umzubauen heißt aber, Zuständigkeiten zu verschieben und Freigaben zu streichen. Das kann nur die Geschäftsführung entscheiden. Programmieren muss dafür niemand. Aber jemand muss festlegen, welcher Ablauf sich ändert und wer für das Ergebnis geradesteht. Der Vorteil im Mittelstand: Die Wege sind kurz, und wer entscheidet, sitzt im selben Haus.

04Sie rechnen in Stunden und Euro, nicht in Lizenzen

Vorreiter haben doppelt so häufig ein festes Verfahren, um die Wirkung ihrer KI-Vorhaben zu messen. Viele andere zählen, was leicht zu zählen ist: Lizenzen, Anmeldungen, Anfragen an den Assistenten. Das zeigt, dass KI genutzt wird. Ob sie sich rechnet, zeigt es nicht.

Dafür braucht es vorher ein paar einfache Fragen. Wie lange dauert ein Angebot heute? Wie viele Stunden stecken jede Woche in der Rechnungsprüfung? Wie oft wird nachgefragt, korrigiert, doppelt erfasst? Daraus wird eine Rechnung in Stunden und Euro. Sie zeigt früh, ob sich der Aufwand lohnt, und ist die beste Entscheidungsgrundlage für den nächsten Schritt.

05Sie geben KI Verantwortung, wenn sie sich bewährt hat

Vorreiter setzen KI-Agenten mehr als dreimal so häufig in der Breite ein, also KI, die ganze Arbeitsschritte selbstständig erledigt. Zugleich sichern sie sich deutlich häufiger gegen Sicherheitslücken und unbeabsichtigte Aktionen ab. Beides gehört zusammen.

Das Prinzip kennt jeder Betrieb von der Einarbeitung. Neuen Kolleginnen und Kollegen schaut man anfangs über die Schulter. Mit jeder Woche, in der die Arbeit stimmt, kommt mehr Verantwortung dazu. Genauso lässt sich KI einführen: Erst prüft ein Mensch jedes Ergebnis. Was sich bewährt, läuft selbstständig weiter, mit Stichproben. Für das Ergebnis steht immer ein Mensch gerade. So entsteht Vertrauen, das auf Ergebnissen beruht, nicht auf Versprechen.

Was das für den Mittelstand heißt

Die McKinsey-Befragung ist international angelegt und nicht auf den Mittelstand zugeschnitten. Aus unserer Arbeit im Mittelstand kommen vier Dinge hinzu.

Mit einem Ablauf anfangen, nicht mit zehn. Zeit und Fachleute sind knapp, das Tagesgeschäft geht vor. Zwanzig Pilotprojekte parallel kann sich kaum ein Mittelständler leisten, und sie bringen auch wenig. Besser ist ein Ablauf mit spürbarem Nutzen, sauber umgesetzt. Die Frage, wo man anfangen soll, beantwortet sich meist von selbst: dort, wo heute die meisten Stunden, Rückfragen und Fehler entstehen.

Dann an den Kern gehen. Wenn die ersten ein, zwei Abläufe umgestellt sind und die Zuversicht im Unternehmen wächst, ist die Kernwertschöpfung an der Reihe: das, wofür Ihre Kunden bezahlen. Etwa die Auslegung einer Maschine, eine Rezeptur oder das Gespür, welches Verfahren für welchen Kunden das richtige ist. Darin steckt einzigartiges Wissen, das kein Wettbewerber kaufen kann. Deshalb ist der Hebel hier am größten und der Wettbewerbsvorteil am stärksten. Und hier entsteht die Basis für neue Geschäftsmodelle, etwa wenn aus jahrzehntelanger Erfahrung eine Leistung wird, die Kunden direkt nutzen können. Anfangen sollte man dort nicht, weil dort am meisten auf dem Spiel steht. Aber dort sollte man ankommen.

Wissen sichern, bevor es in Rente geht. In vielen Betrieben steckt das wichtigste Wissen in wenigen Köpfen. Es steht nirgends geschrieben. Wer es jetzt erfasst und für KI nutzbar macht, schafft die Grundlage für jeden weiteren Schritt. Und er sichert, was sonst mit dem nächsten Renteneintritt verloren ginge.

In Jahren planen, in Monaten liefern. Im Mittelstand wird langfristig geplant, nicht von Quartalsbericht zu Quartalsbericht. Geliefert werden muss trotzdem schnell. Der erste Ablauf sollte nach drei Monaten laufen, ein messbarer Effekt im Ergebnis nach sechs. Danach folgt der nächste. So wächst die Erfahrung im eigenen Haus, statt bei einem Beratungsunternehmen zu bleiben.

Viel KI, wenig Ergebnis ist kein Schicksal, sondern eine Frage des Vorgehens. Die Werkzeuge haben heute alle. Den Unterschied machen Unternehmen, die ihre Abläufe umbauen, vorher festlegen, wofür die gewonnene Zeit da ist, und die Verantwortung dafür in der Geschäftsführung verankern. Dafür bringt der Mittelstand mehr mit, als viele denken.