Wie wachsen wir, wenn Fachkräfte in Rente gehen und Stellen unbesetzt bleiben?

In zwei Jahren geht der Kollege in den Ruhestand, der seit dreißig Jahren die Arbeitsvorbereitung verantwortet. Die Stelle im Vertriebsinnendienst ist seit Monaten ausgeschrieben, Bewerbungen kommen kaum. Anfragen gäbe es genug. Aber schon die laufenden Aufträge schafft das Team nur mit Überstunden.

So oder ähnlich sieht es in vielen mittelständischen Betrieben aus. Auch in unseren Gesprächen mit Geschäftsführungen kommt die Frage dahinter immer wieder auf: Wie sollen wir wachsen, wenn uns die Fachkräfte fehlen?

Von allein wird sich das nicht lösen. Bis 2039 erreichen rund 13,4 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter, knapp ein Drittel aller Menschen, die dem Arbeitsmarkt heute zur Verfügung stehen. Die jüngeren Jahrgänge werden sie zahlenmäßig nicht ersetzen können. Das hat das Statistische Bundesamt errechnet.

13,4 Mio.Erwerbspersonen erreichen bis 2039 das gesetzliche Rentenalter

22 %der kleinen und mittleren Unternehmen sehen ihr Geschäft durch Fachkräftemangel behindert

18 %der Unternehmen mit KI erwarten dadurch mehr Beschäftigte (ohne KI: 9 %)

Im nächsten Aufschwung fehlen die Fachkräfte

Im Moment drückt der Fachkräftemangel weniger als vor einigen Jahren. Im April 2026 meldeten 22 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen, dass fehlende Fachkräfte ihr Geschäft behindern. In den letzten drei Jahren hat sich der Anteil der Unternehmen, die das sagen, mehr als halbiert, so das KfW-ifo-Fachkräftebarometer. Der Grund ist vor allem die schwache Konjunktur. Erholt sich die Wirtschaft wie erwartet, wird sich der Fachkräftemangel nach Einschätzung von KfW und ifo wieder verstärken. Und die Babyboomer gehen so oder so in Rente.

Für das Wachstum heißt das: Im nächsten Aufschwung bremst oft nicht die Nachfrage, sondern das Personal. Wer dann Aufträge annehmen will, muss die Abläufe jetzt so umbauen, dass sie mit weniger Personal auskommen. Wo die Auftragslage gerade verhalten ist, haben Betriebe dafür mehr Luft als in den Boomjahren. Wer wartet, baut unter Druck um.

Wachsen, ohne zusätzliches Personal einzustellen

Bisher hieß Wachstum im Mittelstand fast immer: mehr Personal einstellen. Mehr Aufträge erforderten mehr Arbeitskräfte, in der Fertigung wie in der Verwaltung. Diese Rechnung geht nicht mehr auf, weil der Arbeitsmarkt die Fachkräfte nicht hergibt.

KI ändert die Rechnung. Sie ersetzt keine Fachkraft, die eine Anlage einrichtet oder einen Kunden berät. Aber sie kann einen großen Teil der Arbeit übernehmen, die rund um diese Tätigkeiten anfällt: Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Rechnungen prüfen, Dokumentation schreiben, Wissen zusammensuchen. Genau diese Arbeit bindet heute viele Fachkräfte, die eigentlich anderes tun sollten. Wo sie wegfällt, entsteht Kapazität für Wachstum:

• Mehr Aufträge mit demselben Team. Angebote sind schneller erstellt, Aufträge laufen schneller durch. Was heute liegen bleibt, kann angenommen werden.
• Kürzere Lieferzeiten. Die Wartezeit zwischen Vertrieb, Technik und Kalkulation schrumpft. Wer schneller liefert, gewinnt Aufträge, auch ohne günstiger zu sein.
• Neue Leistungen. Die frei gewordene Zeit fließt in Service, Beratung oder neue Angebote. Welche das sein können, zeigt der Beitrag zum Geschäftsmodell.

Kapazität entsteht dabei nicht dadurch, dass alle einen KI-Assistenten bekommen. Sie entsteht, wenn ein Ablauf so umgebaut wird, dass Routinearbeit wegfällt. Und Wachstum entsteht erst, wenn vorher feststeht, wofür die gewonnene Zeit da ist. Wie das gelingt, beschreibt der Leitartikel dieser Reihe.

Wachsen statt abbauen

Nicht jede frei werdende Stelle muss nachbesetzt werden. Wenn jemand in Rente geht oder wechselt, kann ein umgebauter Ablauf einen Teil der Arbeit übernehmen. Die Arbeit wird trotzdem gemacht, mit der Zeit sogar mehr davon, und gekündigt wird niemand. Das ist realistisch, auch wenn es selten offen ausgesprochen wird.

Viele Unternehmen rechnen bei KI dagegen mit weniger Personal. In der aktuellen Befragung des Digitalverbands Bitkom erwarten 45 Prozent der Unternehmen, dass die Zahl ihrer Beschäftigten durch KI in den nächsten zwei Jahren leicht sinkt. 12 Prozent rechnen mit einem deutlichen Rückgang.

Auffällig ist, wer anders rechnet. Unternehmen, die KI bereits einsetzen, erwarten nur zu 9 Prozent einen deutlichen Stellenrückgang, Unternehmen ohne KI zu 15 Prozent. Und sie erwarten doppelt so häufig, dass KI die Zahl der Beschäftigten erhöht, 18 gegenüber 9 Prozent. Wer KI nutzt, sieht darin offenbar eher Wachstum als Abbau.

Wer KI trotzdem vor allem nutzt, um Personal abzubauen, sollte die Folgen kennen. Wer um den eigenen Arbeitsplatz fürchtet, zeigt die eigenen Zeitgewinne nicht, und der Umbau stockt. Und wenn der nächste Aufschwung kommt, fehlen genau die Fachkräfte, die dann gebraucht werden.

Was die Belegschaft wissen muss

Wachsen mit demselben Team gelingt nur, wenn das Team mitzieht. Drei Dinge helfen.

Eine klare Zusage. Wer die eigene Arbeit mit KI vereinfacht, verliert dadurch nicht den eigenen Arbeitsplatz. Diese Zusage ist die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeitende zeigen, was KI wirklich bringt. Wenn das Ziel Wachstum ist, lässt sie sich ehrlich geben.

Neue Rollen statt alter Stellenbeschreibungen. Die Arbeit verschiebt sich vom Abarbeiten zum Prüfen, Entscheiden und Betreuen. Wer heute Rechnungen erfasst, prüft morgen die Fälle, bei denen die KI unsicher ist. In vielen Abteilungen braucht es außerdem jemanden, der die KI-Anwendungen betreut und den Kolleginnen und Kollegen hilft.

Lernen am eigenen Ablauf. 66 Prozent der Unternehmen schätzen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein. 70 Prozent schulen inzwischen im Umgang mit KI. Erfahrungsgemäß lernen Mitarbeitende aber am meisten, wenn sie den eigenen Ablauf mit umbauen, nicht im Seminar.

Wo es einen Betriebsrat gibt, gehört er früh an den Tisch. Bei vielen KI-Werkzeugen hat er ein Mitbestimmungsrecht, etwa wenn sie Leistung oder Verhalten erfassen können. Wer ihn von Anfang an einbindet, gewinnt oft einen Verbündeten statt eines Bremsers.

Erfahrung festhalten, bevor sie geht

Mit jedem Renteneintritt geht Wissen, das nirgends geschrieben steht: welche Maschine bei welchem Material Probleme macht, welcher Kunde welche Toleranzen braucht, wie man die alte Steuerung doch noch zum Laufen bringt. Dieses Wissen lässt sich sichern, solange die Erfahrenen noch da sind. Sie erzählen, die KI hilft beim Erfassen und Ordnen, und das Ergebnis steht danach allen zur Verfügung, auch den KI-Anwendungen selbst.

Für das Wachstum zählt das doppelt. Neue Kolleginnen und Kollegen sind schneller eingearbeitet. Und aus dem gesicherten Wissen können neue Leistungen entstehen. Für die Erfahrenen selbst ist es oft eine Form der Wertschätzung: Ihr Wissen bleibt, auch wenn sie gehen.

Wie wachsen wir also, wenn Fachkräfte in Rente gehen und Stellen unbesetzt bleiben? Nicht mehr vor allem über neue Stellen, sondern über Abläufe, die mit weniger Personal mehr leisten. KI ist dafür nicht die ganze Antwort, aber ein großer Teil davon. Vorausgesetzt, die Geschäftsführung entscheidet früh, wofür die gewonnene Zeit da ist, und sagt es der Belegschaft offen.